Постановка целей: опыт Черчилля

Введение

С чего начинается решение большинства управленческих проблем? Британский государственный деятель Уинстон Спенсер Черчилль считал, что с планирования. Наряду с лидерством и творческим мышлением, он рассматривал планирование, как один из важнейших факторов успешного менеджмента. Делясь опытом в сфере управления, Черчилль признался однажды: «Как бы ни развивались события, вы поступите очень мудро, если будете иметь под рукой разработанные в деталях планы».

Во второй половине XX века вопросы стратегического планирования заслуженно заняли одно из виднейших мест в науке управления. Авторы классического учебника по менеджменту М. Мескон, Ф. Хедоури и М. Альберт назвали стратегическое планирование «зонтиком, укрывающим под собой все управленческие функции». На наш взгляд это не просто красивое сравнение. Все прочие функции управления – организация, лидерство и контроль – вступают в силу только после составления плана, который служит основой для принятия управленческих решений.

Отечественные и зарубежные ученые отмечают, что роль планирования стала тем более заметна в современном, быстроменяющемся мире, когда большинству компаний приходится функционировать в условиях турбулентности и неопределенности. Используя аппарат стратегического планирования, руководство компаний способны оценить возможности и угрозы, которые несут те или иные изменения, смоделировать новую программу действий и определиться с направлением дальнейшего организационного развития. Неудивительно, что многочисленные исследования показали положительную корреляцию между стратегическим планированием и успехом организации.

Одним из важнейших элементов стратегического планирования является постановка целей. По мнению профессора Р. Л. Дафта, постановка целей относится к «одной из самых главных обязанностей руководителя». Проведенный нами анализ  управленческой деятельности Уинстона Черчилля, позволил выделить пять принципов, которыми руководствовался британский политик при постановке целей. Рассмотрим эти принципы более подробно.

Определение целей и задач в письменном виде

Первое на что мы обратили внимание при анализе управленческой деятельности государственного деятеля, является приверженность Черчилля к использованию письменных коммуникаций. Причем это касалось не только директив и меморандумов, форма которых изначально предполагает фиксацию основных положений на бумаге. В равной мере это относилось и к текущим распоряжениям. «Я являюсь убежденным сторонником ведения официальных дел при их надлежащем документальном оформлении», – заявлял британский политик.

Современные ученые считают постановку целей в письменном виде одним из условий их успешного достижения. Мысль, записанная на бумаге, превращается в действие, которое можно контролировать. «Вам может показаться, что такая работа требует больших временных затрат, но, помните, что только представив цели в письменном виде, вы заставите людей ознакомиться с ними, – считают Стивен Роббинз и Мэри Коултер. – Кроме того, сформулированные письменные цели становятся материальным и явным свидетельством того, насколько важно каждому сотруднику работать в намеченном направлении».

Конкретизация и четкость

В ходе изучения меморандумов, директив, персональных писем и личных распоряжений британского политика мы обратили внимание на стремление Черчилля избегать при постановке целей общих фраз. В том случае, когда это было возможно, он старался также использовать количественные показатели.

Например, в мае 1940 года, когда остро встал вопрос отражения налетов люфтваффе, Черчилль писал начальнику штаба Министерства обороны и своему представителю в Комитете начальников штабов генералу Гастингсу Исмею: «Я требую, чтобы в течение месяца от сегодняшней даты было сформировано как минимум десять эскадрилий истребителей для обороны метрополии».

Или, например, 19 марта 1941 года на первом заседании Комитета «Битвы за Атлантику» Черчилль подчеркнул, что  для уменьшения потерь в конвоях «жизненно необходимо сократить оборачиваемость судов до пятнадцати дней. Все усилия должны быть направлены на достижение этой цели».

Установка временных рамок

Возвращаясь к деятельности Черчилля по организации обороны Атлантического океана и специально разработанной для этих целей директиве «Битва за Атлантику». На наш взгляд показательно, что Черчилль не просто определяет стратегические и тактические цели, но и указывает конкретные сроки их выполнения. Например, требуя оборудовать суда катапультами для истребителей, он добавляет: «Предложения должны быть представлены в течение недели». Или, ссылаясь на немедленное обеспечение средствами обороны тех портов, на которые ожидаются воздушные налеты противника, Черчилль подчеркивает: «Через неделю должен быть представлен отчет о том, что делается в этом отношении».

Подобная привязка цели и сроков ее исполнения по нашему мнению производилась британским политиком не случайно. Только указав конкретную дату или временной промежуток достижения цели, руководитель фактически запускает механизм ее выполнения. В противном случае будет наблюдаться неэффективное распределение имеющихся ресурсов.

Кроме того, не следует забывать, что, как однажды верно заметил сам Черчилль, «время – переменчивый союзник. Он может быть на твоей стороне в один период и против тебя – в другой». Поэтому фиксация временных границ в процессе планирования значительно снижает вероятность возникновения неприятных сюрпризов на стадии реализации проекта.

Учет особенностей долгосрочных и краткосрочных целей

Установление временных рамок позволяет разделить цели в горизонтальной (или временной) плоскости на краткосрочные и долгосрочные. Подобная градация предъявляет свои требования, которые британский политик учитывал при постановке той или иной задачи. Например, цель на длительный период задавалась более широко. Приближая горизонт планирования, Черчилль сужал рамки, делая  цель более четкой.

Деление целей на долговременные и кратковременные связано с еще одной особенностью стратегического планирования – проблемой распределения ограниченных ресурсов. Нередко в случае острой необходимости целесообразна перераспределение средств с долгосрочных программ на краткосрочные направления. С этой особенностью стратегического планирования Черчилль столкнулся в первые месяцы Второй мировой войны, когда возглавлял Военно-морское министерство.

«Старый конфликт между ближайшими и отдаленными задачами особенно обостряется во время войны, – вспоминал он. – Мой долг состоял в приспособлении наших программ к требованиям момента и в максимальном расширении строительства кораблей, предназначенных для борьбы с подводными лодками. С этой целью мы решили приостановить осуществление долгосрочной программы, либо сильно затянуть ее и таким образом сконцентрировать рабочую силу и материалы на строительстве, которое могло быть завершено в первые год-полтора».

Соблюдение иерархической структуры

В практической деятельности руководству редко случается устанавливать всего одну цель и для ее достижения разрабатывать соответствующий план. Как правило, приходиться определять сразу множество целей. Для того чтобы не запутаться при постановке целей, Черчилль создавал иерархическую структуру, в которой сначала следовали приоритетные задачи, затем вторичные и т. д.

«Эффективно разработанные цели образуют иерархию, т. е. достижение целей на низком уровне позволяет достичь целей более высокого уровня, – поясняет Р. Л. Дафт. – Эту последовательность также иногда называют цепочкой средств и результатов. Достижение оперативных целей ведет к достижению тактических целей, что в свою очередь ведет к достижению общей стратегической цели». В этом отношении очень показательна приведенная выше директива «Битвы за Атлантику». Этот документ имеет четкую иерархическую структуру, в котором сначала определена общая стратегическая цель, а затем – четкие тактические цели и средства их достижения.

Один из инструментов, который использовал Черчилль при построении иерархической структуры, заключался в расстановке приоритетов. Наглядным примером, как это выглядело на практике, служит «Записка о приоритетах», составленная Черчиллем  в октябре 1940 года. Этот документ был адресован членам военного кабинета и выделял основные направления развития британской военной промышленности.

Определение приоритета, на наш взгляд относится к одному из важнейших и эффективных инструментов мультипроектного управления, направленный на решение стратегических задач в условиях ресурсных ограничений.

Рассмотренные особенности постановки эффективных целей на основе управленческой деятельности Уинстона Черчилля представляют на наш взгляд практический интерес, который может быть использован руководителями, а также всеми интересующимися проблемами управления.

Дмитрий Медведев